Cabinets d’avocats

Un cabinet d’avocats vit au téléphone : consultations, suivis de dossiers, urgences de clients. Notre plateforme est conçue pour que chaque appel soit bien servi, et bien documenté.

Transcription et résumés d’appels

Au téléphone, les informations qui comptent se disent souvent au fil d’un long échange : dates, noms, montants, instructions du client. Notre transcription par IA fait en sorte que rien de cela ne se perde.

• Transcription des appels enregistrés : le texte complet de l’appel, en français canadien ou en anglais, pour retrouver un passage précis sans réécouter toute la conversation.
• Un résumé de chaque appel : les points clés d’une consultation qui a duré longtemps, en quelques lignes, à relire avant un rendez-vous ou une audience.
• Les interlocuteurs distingués : la transcription indique qui parle, l’avocat ou le client.
• Des messages vocaux transcrits : chaque message arrive par courriel avec l’enregistrement en pièce jointe et sa transcription, pour qu’un avocat le lise en quelques secondes entre deux rendez-vous.
• Tout au même endroit : la transcription et le résumé accompagnent l’enregistrement dans l’historique d’appels.

Une transcription automatique est une aide : vérifiez les renseignements critiques à l’écoute de l’enregistrement. L’enregistrement et la transcription d’appels sont soumis à des obligations légales et déontologiques, notamment en matière de consentement. En savoir plus sur la transcription avec IA.

Des communications confidentielles et traçables

• L’accès aux enregistrements et à l’historique d’appels est contrôlé par des permissions, utilisateur par utilisateur.
• Un historique d’audit consigne les modifications de permissions et les accès aux enregistrements d’appels, aux SMS et aux télécopies. Voir la conformité à la Loi 25.
• Vous pouvez conserver vos enregistrements gratuitement jusqu’à 6 mois, ou jusqu’à 5 ans sur demande.

L’enregistrement d’appels est soumis à des obligations légales et déontologiques, notamment en matière de consentement. Il revient à votre cabinet de les respecter.

Aucun appel de client ne se perd

• Une réceptionniste virtuelle dirige les appelants selon votre organisation, par exemple par domaine de pratique, et selon vos heures d’ouverture. Voir la configuration visuelle.
• Hors des heures d’ouverture, les appels vont à la boîte vocale de votre choix.
• Les files d’attente répartissent les appels entre la réception et les équipes. Centres d’appels.

Des avocats mobiles

• Les softphones pour ordinateur et mobile permettent de répondre depuis le palais de justice, la maison ou un déplacement.
• L’intégration Microsoft Teams convient aux cabinets qui travaillent déjà dans Teams.
• Des salles de conférence pour les appels à plusieurs avec clients, experts et collègues.

Joindre les clients et échanger des documents

• SMS et MMS depuis le numéro du cabinet, par exemple pour confirmer un rendez-vous, avec le consentement du client.
• Télécopie en ligne pour les échanges où le fax est encore utilisé, sans appareil à entretenir.

Intégration à Juris Évolution

Notre plateforme s’intègre à Juris Évolution, un outil de gestion pour cabinets d’avocats du Québec. Les enregistrements d’appels importants peuvent être téléversés directement au dossier du client, afin de s’assurer qu’aucune information pertinente ne soit perdue, depuis un téléphone ou depuis la console web, et le registre d’appels indique quels appels ont été classés.

Un autre logiciel de gestion de dossiers ?

Parlez-nous de vos outils : notre service de développement personnalisé relie la téléphonie à vos systèmes.

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